01 ago Nove dicas para o RH mapear e sanear a empresa para o eSocial

A área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) é uma das questões do eSocial que mais gerarão multas, também é a mais passível de conter erros durante o processo de envio de informações ao sistema do Governo. Joyce Mendes, Gerente de Processos e Sistemas da Unibem – Saúde Ocupacional e Medicina do Trabalho -, destaca que, além disso, algumas das multas mais “salgadas” poderão vir exatamente da área de SST, ou seja, recair sobre a responsabilidade do RH. Confira nove dicas da especialista para mapear e sanear problemas e consequentemente, evitar multas oriundas do eSocial:

1-         O seu banco de dados será a fonte do trabalho de mapeamento e saneamento, então consultes a legislação vigente, analise o contrato atual e verifique com atenção se os módulos do seu sistema estão adequados para receber as informações e enviar para o Governo. Identifique as inconsistências.

2-         Faça uma análise do banco de dados onde estão registrados os históricos referentes à Segurança de Saúde do Trabalho de cada funcionário, ambientes, cargos e funções. Muitos controles são feitos em planilhas, e muitas informações serão necessárias para registrar no sistema que receberá todos os dados necessários para envio ao eSocial.

3-         O eSocial exige diversos dados consistentes e em ordem cronológica. Organize tudo para que o envio de dados obedeça e cumpra etapas com início, meio e fim.

4-         Atualize-se sempre sobre as versões de leiautes do eSocial. Como o sistema ainda é relativamente novo, algumas mudanças de leiautes acontecem e você e sua equipe precisam estar “antenados”.

5-         A comparação dos dados de sua base de informações sobre os funcionários e eventos, com os leiautes  do eSocial precisa ser feita, campo a campo. Isso te ajudará a identificar qual campo esta preenchido, não preenchido ou disponível para preenchimento pelo usuário. Lembre-se, os testes para SST iniciarão em outubro e até dezembro tudo precisa estar consistente e mapeado.

6-         São basicamente duas etapas básicas: Na primeira, compare os dados da empresa com base nos leiautes do eSocial (referente a SST)  e, na segunda proceda com a checagem dos campos que estão preenchidos e com o preenchimento dos campos que precisam ter algum tipo de tratamento para se adequar as exigências do eSocial.

7-         Tenham em mente que um dos maiores desafios para cumprir as regras do eSocial no referente à Segurança e Saúde do Trabalho é sempre ter a rapidez de buscar as atualizações do sistema do Governo.

8-         Busque sempre deixar as informações muito claras e disponíveis para a equipe, isso ajudará a sua empresa a se adequar ao eSocial. Por isso, busque, se precisar, a ajuda de especialistas ou de empresas especializadas em Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho fora da sua empresa e entenda que é melhor começar tarde, do que nunca.

9-         Você precisará de uma equipe para fazer o mapeamento basicamente proveniente de duas áreas: Da área técnica e da área de Controle de Qualidade. A primeira precisa trabalhar analisando os dados dos documentos obrigatórios. A segunda, analisando o banco de dados.

Por: Joyce Mendes e Unibem Saúde Ocupacional

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